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領収書をなくした!再発行の手続きと注意点について

      2019/01/06



 

『領収書をもらっておく』というのは、ビジネスマンの皆さん、事業者の皆さんの双方にとって、常に意識する行為、ビジネスの基本だと思います。


1つ1つはたとえ少額でも、積み重なるとびっくりする金額になってしまいますね!

領収書を紛失したり、領収書に不備があったりして、立て替えている経費がもらえない…

そのようなことを防ぐために、領収書についての基本的なことや、再発行についての注意点紛失したときの対処方法など、覚えておくと便利なことについて分かりやすくまとめてみました。

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領収書の定義とは?

領収書とは、金銭を支払ったという事実が確認できる書類 になります。

具体的には、下記の5つが領収書に必要な情報です。
  • 日付
  • 宛名(お金を支払った人)
  • 支払い先(お金を受け取った人)
  • 但し書き(目的、内容など)
  • 金額いつ、だれが、どこに、何のために、いくら払ったかがわかることがとても重要です。
このうち特に重要なものは、日付けと金額になります。

 

金額について

金額の入れ方には、決まりがあります。

改ざんされないような表記(¥マークや正しいカンマを入れること)で記入します。

【記入例】
  • ¥123,456–
  • ¥123,456※
  • 金123,456也
  • 金 壱萬円 也
 

但し書きについて

事業主が必要経費であったことを証明するには、税法上 但し書きは、“お品代” ではなく、具体的な品目の記載が望ましく、信憑性、確実性が上がります

これは、ビジネスマンが立て替えた経費を会社からもらう際にも、同じように考えることができます。(領収書の不備で、書き直してもらいに出向くのは二度手間にもなりますよね!)

 

宛名について

上様 という宛名は間違えではありません。(間違った名前を書かれるよりはマシな場合もあります)

しかし、具体的なやりとりが確認できるよう、正式名称を記載することが望ましいです。

※実情においても、宛名がない領収書は無効である、という傾向がありますので、注意が必要です。


 

領収書を紛失したときは再発行してもらえるの?

領収書は、代金を支払ったことの証明となるもので、事業者は請求に応じて発行する義務が民法で定められています。

しかし、再発行に関しては、法律上 事業者に再発行の義務はないということと、不正使用されるのを避けるため、原則的に再発行は行われていません。

しかし、事業者によっては、再発行であることを領収書に明記の上で、応じてくれる場合もあります

事業者に於いては、

《領収書の二重発行は、経費の二重計上をされたり、水増し請求などの不正使用の恐れにつながり、脱税行為の共犯とみなされてしまう可能性をつくる》

ということを認識しておく必要があります。

ですから再発行は、不正使用の疑いを排除した形をとるとが肝要こです。(※再発行をした経緯を記し、再発行ということが分かるように領収書に表記するなどです)

 

レシートはどのように扱われるのか?

レシートは、領収書と同等、もしくはそれ以上の扱いとなるのをご存知でしょうか?
事業者は、レシートを渡すことで、領収書の発行義務を果たしていることになります。
領収書を発行してもらう場合は、レシートの返却を求められる場合があるのはそのためです。

(因みに、領収書の二重発行を防ぐため、領収書を発行した際に、レシートを保管し、控えに添付しておくことは、一般的に行われていることでもあります。)

レシートの扱いは慎重に、くれぐれも無くしたりしないようにしましょう。

 

収入印紙のついた領収書は、再発行できる?

事業者は、商品やサービスを提供した時に受け取る金銭が5万円以上になると金額に応じた収入印紙を領収書に貼る義務(納税の義務)があります。

そのため、領収書を受け取ったのに紛失してしまい再発行してもらうという場合は、収入印紙も再び貼ってもらうことになります。

100万円以下なら200円とはいえ、領収書の再発行をしてもらう場合は、『収入印紙代を負担させてもらいます』というくらいの気持ちで依頼すると良いでしょう。

 

医療費の領収書再発行は、絶対に認められない?

医療費の領収書には、『再発行はできない』という表記がされています。

再発行してもらうことはできません。
医療費の領収書は、高額療養費制度や付加給金制度などを申請して 医療費の払い戻し を受けたり、医療費控除を申請する際に使用することがあります。

このため、再発行に対しては不正使用を防ぐという目的から大変シビアです
医療費以外の領収書もそうですが、コピーも通用しません。
しかし、領収書と同等の効力をもつ診療日や金額を記載した書類、《診療証明書》や《支払い証明書》を発行してもらうことはできるかもしれません。

あくまでも医療機関の対応によりますが、交渉してみましょう。

その際には、文書料(医療機関によってまちまちです)を請求される場合もありますので、合わせて確認しましょう。
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領収書の再発行は無理だった…でも諦めないで!

これまでの内容で、領収書の再発行は対応していないことが多いことをお分かりいただけていると思います。

しかし、簡単に自腹をきればよい、という考えは、ビジネスマンとして避けたいことですね!

以下に場面による対応を考えてみました。

 

レシートで代用する

購入時のレシートがあれば、領収書と交換で発行してもらうことが可能です。


しかし最近は、購入時にその場で領収書が発行されるレジを使用しているお店も多いため、後日だと対応してくれない場合もあるかもしれません。

レシートは、領収書と同等以上の効力をもつものですから、その場合は、レシートを劣化しないように大切に保管しましょう。

 

支払い証明書を発行してもらう

『いつ、だれが、どこに、何のために、いくら支払ったか』 これがわかれば、領収書としての効力があるのですから、再発行が無理でも諦めるのは早いですよ!

 
これは筆者の経験談になりますが、領収書を紛失したとき、支払い先に出向き、控えを一緒に確認した上で、支払い先の方にお願いして、上記の5つの記載されたものに署名、捺印をもらうことにより、証明していただいたことがあります。筆者は、書式を作成して持って行き、相手から証明のサインや捺印をもらうだけにしてお願いし、ハードルが下がったのかもしれません。相手先にそのようなフォーマットがあれば、その方がより良いですね。
 

出金伝票を利用する

慶弔費、交通費、自動販売機など、領収書のでない経費は色々とありますね。

そのようなときに活用するのが出金伝票です。


出金伝票も同様に、いつ、だれが、どこに、何のために、いくら支払ったかがわかるようになっていれば良いのです。

事業者の方であれば、出金伝票(市販されています。)に記載し、例えば、香典の場合なら、挨拶状を添付しておきます。

そのような証明がないときは、なるべく具体的に但し書きを添えておきましょう。
出金伝票の多用は、税務調査の際、ずさんな印象を与えますし、怪しまれる可能性がある、ということを念頭に置いて、あくまでも最終手段として使いましょう。

まとめ

領収書の定義とは

金銭を支払ったという事実が確認できる書類です。
 

領収書に必要な情報とは

  1. 日付
  2. 宛名(お金を支払った人)
  3. 支払い先(お金を受け取った人)
  4. 但し書き(目的、内容など)
  5. 金額
 

領収書を紛失したときは


 

1. 再発行を依頼する
再発行であることが分かる表記をし、再発行に応じてくれる場合があります

2. レシートで代用する
レシートは、領収書と同等以上の効力があるので、大切に保管しましょう。
レシートがあると、領収書の発行がスムーズです。

3. 支払い証明をもらう
領収書に必要な情報を明記し、支払い証明書として発行してくれる場合があります。

4. 出金伝票を活用する
本来は領収書の貰えない出費のときに活用するものですから、信用を落とさないためにも多様しないようにすることが大切です。

 

領収書を紛失したときの対処方法はいかがでしたでしょうか?

★ お ま け ★

【失敗事例から学ぶ決算と税金】白紙領収書を友人にあげたら
白紙領収書での経費の精算も白紙領収書を発行することも「犯罪行為」になると言う怖~いお話。



結果的には、やはり領収書の大切さを知ることになった感がありますね!

事業者の方にとって一枚の領収書は帳簿の信憑性を示しますし、ビジネスマンにとっては、その都度仕事の結果を示すことにもなる、ビジネスの基本である領収書。

大切に取り扱うことは、自分の信用を得るうえでも必須です!

最後までお読みいただきまして、有難うございました。

 

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