祝賀会に欠席するとき、返信ハガキの書き方はどうしたらいいの？

先日、 卒業高校の「開校100周年記念式典・祝賀会のご案内」の案内状が往復はがきで届きました。

カレンダーを確認したところ、長期出張が入っていて出席できません。

失礼のないように返事をしたいと思ったのですが、祝賀会に欠席するときの返信ハガキの書き方はどうしたらよいのか、ふと疑問が湧いてきました。

せっかくですので、祝賀会などの招待状を返信する際の書き方や往復はがきのマナーについて、以下の項目を調べてみました。

 

 

祝賀会には出席できないのですが、せめてお祝いの気持ちは表したいと考えていたので、祝電を送ることに。

しかし、いざ、祝電の準備をしようとしたら、祝電の文面には何を書くべきなのかが、いまいちわからなかったので文例もリサーチしました。

最近の多様な祝電の形態からヒントを得て、会場にお花なども贈ろうと思いつき、祝賀会場にお花を贈る方法も調べました。

ちょうどTwitterに以下のような写真を見つけましたので、このようなイメージのものを贈ろうかと思い、贈り方を調べました。

本日は #札幌文化芸術劇場 #hitaru にて、#札幌市民交流プラザ 開館記念式典が開催されました。沢山の祝電やお花を頂戴し、hitaruは優しい香りが漂う、華やかな空間となっております！https://t.co/VUzP7rM4Jb
いよいよ明日オープン！ご来場を心よりお待ちしております！ pic.twitter.com/dACWhKtu49

— 札幌文化芸術劇場 hitaru (@theater_hitaru) 2018年10月6日

祝電の送り方や祝賀会場へのお花を贈る準備を整えたところで、急遽出張が取りやめになりました。

もうすでに、返信はがきで欠席の旨を返信はがきにて送っていた私は、出席できないのでしょうか？

一度欠席と返答してしまった祝賀会の案内に、やっぱり出席したい旨を伝える方法も調べましたので、ついでにドタキャンしたい場合も調べてみました。

祝賀会に欠席をする際のマナーや、欠席してもお祝いの気持ちを表したい方や、予定変更で出席できることになったり、直前に欠席せざるを得ない状況になったときの最善の方法など、あなたに役立つ内容を盛りだくさんでお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

祝賀会を欠席するときの返信はがきの書き方はどうしたらいいの？

祝賀会の招待状など、返答が欲しいときにはよく往復はがきが使われています。

せっかくお誘いいただいたおめでたい内容のはがきへの返信に、「欠席」しなければならなく、申し訳ない気持ちでなんとなく、単に「欠席」に丸で囲って投函するだけということに、抵抗を感じる人は私だけではないはず！

失礼にならないのはもちろんですが、欠席してしまうことへの残念な思いも伝わるような返信方法について確認してみましょう。

 

往復はがきの返信方法

往復はがきは表面と裏面でそれぞれに正しい書き方マナーがあります。

知っておくと必ず役に立つので、ぜひ覚えておきましょう！

 

欠席の場合の返信はがきの表面のマナー

表面の宛て名の「宛」や「行」に二重線を引いて「様」に、団体の場合は「御中」を書き足します。

 

欠席の場合の返信はがきの裏面のマナー

裏面の「ご出席」を二重線で消し、ご欠席の「ご」や「御」も二重線で消し、欠席に丸をします。

そして、余白スペースに欠席理由などの短いメッセージを書きます。

「残念ながら所用の為、欠席させて頂きます」などが望ましく、ネット上にも例文が沢山あるので参考にしましょう。

マナーに沿って二重線を引いて必要事項を書き足しましたら、真ん中で半分に切ってからポストに投函します。

もしも、半分で切らずに、反対側が表になるように再びポストに投函した場合、そのまま戻ってきてしまうこともあります。

郵便局によっては、あちらで2つに切るなどの対応をして、返信部を相手に、往信部をまた自分に送ってくれるケースもあります。

親しい間柄で、個人的な連絡先が分かるようであるならば、まずは電話やメールで欠席の旨を伝えてから、返信はがきを出すのがマナーです。

今回の私のケースのように卒業高校の創立記念祝賀会や、取引先会社の創立記念祝賀会など、個人的な電話やメールを控えた方が無難なケースであるならば、早めに返信はがきを出しましょう。

返信はがきはマナーを守って丁寧に返信しましたが、やはりもう少しお祝いの気持ちを表したいと考えました。

そういえば、先日出席した結婚式で、参列できない方から祝電を読み上げていたことを思い出しましたので、祝電を送ろうと思いつきました。

祝賀会欠席の場合の祝電はどうしたらいいの？出し方と文例がコチラ！

祝賀会に欠席する場合の祝電をいざ送ろうとしましたが、どこに、いつ送るのが適切か迷ってしまいました。

卒業高校の創立記念祝賀会の案内が届いていた私の場合は、学校に送れば良いのか、それとも祝賀会場でしょうか？

また、祝電を送るのは当日なのか、それとも祝賀会の前後どちらでも良いのでしょうか？

肝心の文面はどのようなものが良いのでしょうか？

なんとなくこう書いたら良いのではないかという漠然としたイメージはあるものの、それが適切なのか聞かれるとちょっと自信がなく。。。

今後このようなケースの場合に、一般常識として知っておくのがベターと思いますので、改めて調べて良かったなと実感しています。

文例もあわせて紹介しますので、あなたも是非活用してください。

 

祝賀会の祝電を送る方法

祝賀会を欠席する場合は、返信はがきだけでなく、お祝いの電報（祝電）を送ることが理想です。

祝電は、祝賀会の開催場に送ります。

当日は会場の方もバタバタしていますので、電報を届けてもらうのは開催日よりも前日の方が理想的です。

祝電は115番に電話して注文もできますが、ネット上からも申し込み可能で、14:00までに申し込めば全国どこでも配達可能です。

政令指定都市、県庁所在地、その他政令指定都市には、17:00までの申し込みであっても即日配達ができます。

最近の電報はぬいぐるみなどプレゼントをつけたりなどもできますので、以下のようにメッセージとプレゼントを兼ねることもできるので、結婚祝賀会などには喜ばれそうですね。

 

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yukari.y_54さん(@yukarin_54)がシェアした投稿 – 2017年12月月3日午後7時21分PST

 

電報サービスは宅急便でも

佐川急便の子会社「佐川ヒューモニー株式会社」が提供している電報サービス、VERY CARDは、14:00までのお申込みで全国即日配達してくれます。

 

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VERYCARDさん(@verycard_official)がシェアした投稿 – 2017年 4月月27日午前6時00分PDT

通常の祝電用台紙以外にも、ぬいぐるみ、バルーン、フラワーなどにも対応しています。

祝電は祝賀会向けだけでなく、結婚祝い、出産祝い、長寿祝い、合格祝い、入学・卒業祝い、受賞祝い、当選祝いなどさまざまな用途に対応しています。

 

祝電の文例

利用する状況に合わせた様々な文例が、電報サービスを提供する会社には用意されていますので、何を書いて良いか不安な方はそちらの文例を利用されるのも良いでしょう。

私の場合、開校100周年記念式典でしたので、以下のような文面にしました。

 

 

 

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A post shared by ボックスフラワー電報 (@boxflowerdenpo) on Sep 27, 2018 at 12:44am PDT

この他にも、さまざまなシーンに活用できる電報の文例を一部紹介します。

 

 

最近の電報はお花だけでなく、ぬいぐるみやバルーンを添えたりもできるのですね。

遠いところに住んでいる姪っ子のお誕生日に電報とぬいぐるみを贈りたくなってきました。

 

祝賀会場にお花を贈るなら

親しい付き合いであったり、ビジネス上の大切な取引先の祝賀会であれば、電報だけでなく生花も贈りましょう。

花を贈るのは、会場を華やかにしてお祝いをしてくれる方が多くいるという意味にもなりますので、積極的に贈りましょう。

その際には、祝賀会場に連絡をして、お花を受け付けているのか、お花の設置場所はどのような場所かを確認します。

なぜなら、設置場所によってお花の形態が変わってくるからです。

祝賀会場の入り口など、会場入り口付近やホールに設置するのであれば、スタンド花の方が理想です。

会場内の受け付けカウンターやテーブルなどに設置する場合は、胡蝶蘭や洋蘭などが適しています。

アレンジメントフラワーやデザイナーズフラワーなども人気です。

次に、祝賀会の規模や会場のサイズも確認しておくと、生花の予算を決めるために役立ちます。

広い会場であれば、大きめのお花を贈るのが理想です。

予算は高くなりますが、できるだけ見栄えのよいものを選びましょう。

会社などや学校など、社名や代表者など贈り主を「木札」でスタンド花の中心に置くのが一般的です。

 

参考：海外の結婚式事情

欧米などでも、結婚祝いや出産祝いとしてご祝儀を包むのでしょうか？

実は欧米であっても、ご祝儀や出産祝いなどの風習があります。

「リスト・ド・マリアージュ」（結婚のためのリスト）と呼ばれるものですが、国によって呼び名が変わります。

アメリカでは、ウエディングレジストリ（Wedding Registry） と呼ばれているこのウエディングリストですが、親しい友人や会社の人にに向けて「欲しいものリスト」を公開しています。

ちょっと前までは、指定のデパートなどに行き、受付などで、「xxxさんの結婚式のプレゼントを買いにきたyyyです」と答えると、何をリクエストしているかを教えてくれたりしていました。

最近では、大手ショッピングサイトなどの指定のURLに行くと、その人の欲しい物リストが羅列していて、その中からピックして代金を支払うと、本人に届けてくれるというのが一般化しています。

出産祝いはベイビーシャワーと呼ばれるパーティを開きます。生まれてからですとバタバタしますので、生まれる3～6週間前に開くのが一般的。

やはり、大手ショッピングサイトなどに指定のURLでプレゼントをリクエストします。

ちなみに、結婚お祝いもベイビーシャワーもすべてネットで解決しても、お礼の手紙は、手書きで郵送するのがマナーです。

 

 

さて、欠席の返信はがきを投函して、祝電やお花を贈る手続きも終わらせ、ホッと一息。

ところが、急に出張が取りやめになってしまいました！

祝賀会のちょうど１週間前でしたので、祝電やお花はキャンセルするとしても、一度「欠席」と伝えたものを、やはり「出席」するなんてことは可能なのでしょうか？

返信ハガキを欠席で出したけど、やっぱり出席したい場合はどうしたらいいの？

私の出張が取りやめになってしまったので、めでたく祝賀会に参加できることになりました

創立100周年記念の祝賀会ということで、多くの人数が集まりそうですし、欠席と返信していても、私一人が突然現れて急に人数が増えたところでたいして困らないだろう、などと自分勝手に思っていました。

しかし、これが、少人数の結婚祝賀会であった場合、そういうわけにはいかないですよね。

もちろん、たとえ大人数が予想される祝賀会であっても、欠席と連絡したのに、いけしゃあしゃあとすっとぼけて参加するわけには行きませんよね。

というわけで、祝賀会の返信ハガキを欠席と返信してしまった場合でも、急な予定変更で出席できることになった場合のスマートなやり方を調べました。

 

出欠の返信後で予定が変更になったら？

出欠確認の返信ハガキを送った後に、やっぱり出席したいという場合には、すぐに出席できるようになった旨を相手に伝えて、出席しても良いかどうかを確認しましょう。

結婚祝賀会などの場合、人数分の席を用意したり、料理を用意したり、プレゼントも用意しているかもしれませんので、さすがに前日に予定変更を伝えるのは非常識。

ですが、祝賀会開催日まで、まだ期間がある場合は出席できる可能性も高いですので、早めに連絡をして確認をとりましょう。

ここで、気をつけたいのは、一度「欠席」と返答したものを「出席」に変更していただいたわけですから、再度やっぱり欠席になりましたなどという相手を振り回すような結果にならないように重々を気をつけなければいけません。

 

 

さて、このように急な予定変更のおかげで、私は祝賀会に出席できるようになったわけです。

祝電や当日飾るためのお花の手配などもキャンセルして、あとは祝賀会を迎えるだけとなったわけですが、ふと、逆に祝賀会に急遽出席できなくなってしまった場合のことが気になり始めました。

特に、当日具合が悪くなったり、身内に不幸がありドタキャンせざるを得ない状況になった時は、どのようにお断りすれば良いのでしょうか？

もしも、急用でドタキャンするなら誠意をもって謝罪しよう！

祝賀会に出席する予定でいたのに、当日体調不良や身内の突然の不幸などでどうしても欠席しなければいけない場合がありますよね。

その場合は、すぐ電話をして欠席の旨と理由を伝えて、丁寧に謝罪をしましょう。

自分の代理が立てられるようであるならば、代理を頼むのがベストです。

結婚式祝賀会などで席を用意されている場合、空席があると目立ちますし、他のゲストも気になってしまいますよね。

立食タイプの祝賀会であっても、取引会社などの祝賀会であるならば、代理人を立てないと、将来的に悪影響が及ぶかもしれません。

決して、適当な嘘は言わずに、真摯に謝罪し、正直に理由を話し、誠意を見せることが大切です。

なるべくなら、当日とはいえ電報を送ったほうが感じが良いです。

後日直接会えるなら、菓子折りをもって会って謝罪しましょう。

会費制の祝賀会を急に欠席した場合、出席していないからといって会費を払わないというのはマナー違反で、突然欠席することになって申し訳ないという連絡すら入れないのも論外です。

出席と連絡をしているので席や料理がきちんと用意されているため、出席していないからといって費用が発生していないわけではなく、欠席した人の会費を誰かが負担しているからです。

どうしても当日出席できなくなった場合には、「会費はお支払いさせてもらいます」と申し出るのが正しいマナーだと考えてください。

主催者側から「それは仕方がないことだから会費はこちらで持ちます」と言われたとしても好意に甘えず、

現金を渡すのが難しそうな場合は会費相当または半額程度の贈り物をするか、丁寧に謝罪をして訪問できるなら菓子折りなどを持って行くなど誠意を見せましょう。

まとめ

「祝賀会に欠席するとき、返信ハガキの書き方」と、それをベースに調査した祝電、予定変更した際の対応ついて要点をまとめます。

 

今回、祝賀会に欠席することになり、返信ハガキの書き方やマナー、祝電の方法やお花の贈り方などを学び、様々なタイプの電報があることを知ることができました。

メッセージだけでなく、一緒に贈るプレゼントもいろいろあり、ワクワクしてしまいました。

 

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A post shared by hanamof (@hana_mof) on Jul 13, 2018 at 3:49am PDT

しかも、一度欠席と返信はがきで返答した後にも、出席できる可能性があることもわかりました。

ついでに、ドタキャンしなくてはいけないときの対処法や真摯な謝罪方法を知ることができて本当によかったです。

この次に、同じような状況になっても、慌てずにきちんと対応できそうです。