領収書を再発行するときの「書き方」には要注意!

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経理を任されている方、または事業者の方にとっては、領収書の発行は、日常的な業務であると思います。

しかし、このような場合はどう対応しますか?

『貰った領収書をなくしてしまったので、再発行してほしい』

大切なお取り引き相手などから頼まれた場合は、無下に断ることもできませんよね?
代金を受け取ったことの証明である領収書、
シンプルなやりとりなだけに、簡単に考えてしまいがちですが、再発行にはびっくりするようなリスクがあります。

領収書の基本的な事や、再発行する場合の注意点を覚えておくと、万が一のリスクを防ぎ、要望に答えることができます。

これは、社内の不正をも防ぐというメリットもありますので、是非ご一読下さい!

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領収書の再発行を依頼された!再発行の書き方は?

領収書の定義とは何でしょうか?

これを知っておくと、領収書の再発行についての解決策にも繋がります。

領収書とは、
金銭を支払ったという事実が確認できる書類
のことです。

ですから、領収書という表記でなくても、(レシートや納品書など)領収書として取扱うことは可能です。

納品書に 領収済 というスタンプを押すのはよく目にしますよね!

領収書を再発行する場合には、不正利用されないような形で対応することが大切です。

領収書の二重発行は、経費の二重計上をされたり、水増し請求などの不正使用されたりする恐れにつながります。
そのつもりはなくても、脱税行為の共犯とみなされてしまう可能性を持っているのです。

そこまでの事態にならないとしても、仮に再発行してあげた相手に税務署の調査が入った場合どうなるでしょうか?
こちらの帳簿がずさんである印象を与え、信用を失うことになるのです。
その結果、税務署の調査を受ける羽目に陥るなどのトラブルにならないとも限りません。

たった一枚の領収書で、信頼を得るか失うかは、扱い方次第、ということです。

領収書は控えと同じものを発行するのは絶対ダメ!

領収書とは、金銭を支払ったという事実がわかる書類です。

そして、領収書に必要な情報は、次のものになります。

領収書は、請求に応じて発行することが義務ですが、再発行に関しては義務はありません。

再発行は原則的に行わないようにしましょう。

しかし、大切なお客様からの依頼など断りにくい場合などもあると思います。

領収書の再発行の対案

 

領収書を発行する立場にある場合

とにかく、控えと同じものを発行すれば良い、という考えは捨てましょう。
二種発行になってしまうので絶対にやめてください!

領収書に必要な情報を記入した、支払い証明書(領収証明書)という形で発行し、その経緯の記録をします。
(このメモを領収証控えに添付し、事後でも経緯がわかるようにしておきます。)

経緯の記録とは…

  • 再発行理由
  • 依頼先(会社名と氏名)
  • 再発行の日付
  • 再発行した担当者

これを記したメモを残し、既に発行している領収証は返却してもらうようにする。
※紛失して返却不可能の場合はその旨もメモに残しておく

※ 上司がいる場合、自己判断は禁物です。
  必ず相談し、会社の規定や書式に従いましょう。
 

領収書の再発行を依頼する立場にある場合

会社によって、支払い証明書、または領収証明書という形で発行してもらえる場合がありますので、規定などを確認してもらうとよいでしよう。


医療費の領収書の場合は、再発行のハードルはさらに高くなってしまいます。
高額療養費の申請や、医療費控除の申請に使用する場合は、その旨を伝えて、保険適用などの詳細がわかる文書を発行してもらう必要があります。文書料がかかることもありますので、確認しましょう。

 

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領収書の管理を徹底しよう!

領収書の管理は、経理において、最も基本的なことで、その扱い方は、その会社の経理を表しているともいえます。

例えば、貰った領収書に社判がなかったり、¥マークが抜けていたりすると、単純に『雑だなぁ』と感じませんか?

さらにいうと、領収書の管理の徹底は、社内の不正をも防ぐのです。

筆者の以前の勤務先では、領収書の管理は徹底していました。
販売時、お客様にレシートを渡すことの徹底はもとより、領収書は複写式で、必ず現金をレジ打ち入金してからでないと発行しません。
(極端な話になりますが、売り上げをレジ打ちせず、ポケットに入れることも可能だからです。)

レジ打ちの証拠として、領収書の一枚目(原本)の裏に、レジ打ちした時のレシートを貼り、二枚目(複写)をお客様に渡します。
集金などの場合は、集金後にレジ打ちして、同じようにします。
領収書には通し番号があり、勝手に抜くこともできません。
領収書の控えも、過去10年分、年月順に整理されています。
例えば、店舗などを人に任せている場合には、これだけでもかなり不正を防ぐことができます。
ここまでしていれば、事業主でさえ、勝手なことはできませんから、これは信用につながると思います。
(税務署様、いつでもいらしてください状態です!)


筆者の務めていた勤務先(社長は親族です)は、小さな有限会社でしたが、一度税務署の調査を受けたとき、修正も、指導もなく、経理の印象がとても良かったそうです。それから20年以上経ちますが、いまだに税務署の調査はありません。
(これまでに社長交代や業務拡充があり、税理士先生からは、今年は来るでしょう、と毎年のように言われていますが…)あくまでも筆者の感じたことですが、きちんとした帳簿だ、という印象を一度持たれると 信頼され、無駄な調査を受けずに済む、ということがあるかもしれません。

 

収入印紙が必要な場合は依頼側が負担しましょう

収入印紙とは何でしょうか?

事業者は、受け取る金銭が5万円以上になると金額に応じた収入印紙を領収書に貼る義務があるのです。(5万〜100万までは200円)

事業者は、収入印紙をはることで、納税の義務を果たすことになります。

事業者は、収入印紙の使い回しを防ぐため、割印を押すのが通常です。

さて、領収書を再発行してもらう場合は、発行者に、再び印紙を貼らせることになります。

200円とはいえ、二度の手間を掛けた上に、ということになりますから、印紙代金は負担させてもらう、というくらいの気持ちを表しお願いすると、印象も良いでしょう。(割印が必要なので、後から勝手に貼る、という訳にはいきません)

印紙は、郵便局や、切手の取り扱いのある場所で購入できます。


税務調査 経費の領収書を紛失

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まとめ

領収書とは、
金銭を支払ったという事実が確認できる書類
のことで、必要な情報は、次のものになります。

領収書に必要な情報

  • いつ(日付け)
  • だれが(支払った人)
  • どこに(受け取った人)
  • なんのために(但し書き、目的など)
  • いくら支払ったか(金額)

領収書を発行する立場の場合

領収書に必要な情報を記入したものである
支払い証明書(領収証明書)
という形で発行するか、再発行ということがわかるよう表記し、いずれの場合もその経緯の記録(→再発行の対策の項にて明記)をしておくこと。

上司がいる場合は必ず相談し、会社の規定や書式に従いましょう。

領収書の再発行を依頼する立場の場合

再発行が無理でも、支払い証明書または、領収証明書という形で発行してもらえるか、確認してみること。

医療費の領収書の場合

保険適用の詳細などが必要になることもあるため、用途を話し、必要に応じた証明書にしてもらうようお願いすること。
その場合、文書料がかかることがあるので、合わせて確認する。

たった一枚の領収書でも、帳簿の信用を失うことがあります。

1日に何枚も書くことになる領収書、一年間では何枚の領収書を発行しているのでしょうか。
自分の信用を配っている、というくらいの意識を持っても良いのです。

領収書の再発行は、不正利用されるリスクを持つ、ということを念頭に置き、止むを得ず再発行する場合は、再発行ということがわかる表記と、その経緯の記録を領収書の控えに添付し保管しましょう。

最後までお読みくださいましてありがとうございました。

 

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