領収書の但し書き一覧!種類別に例を挙げて分かりやすく解説

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領収書の但し書きで一般的なのは「お品代(御品代)」ですが、会計処理の際に適切な勘定科目に振り分けられないため経理担当からも嫌がられます。

領収書を受け取る際にどんな但し書きが適切なのか一覧になっていると便利ですよね。

そこで、この記事ではいろいろなシーンを想定した但し書きの例を詳しく紹介します!

 

この記事を読むとわかること

  • 但し書きは「お品代」では好ましくない理由
  • 会社で使うものを購入した時の但し書き例
  • 複数の商品を購入した時の但し書き例
  • 社外で経費として支払った時の 但し書き例
  • 取引先との関係でお支払いをした時
  • 但し書きと合わせて覚えておきたい勘定科目

 

領収書の但し書きは、具体的に記入してもらい目的を把握することが大切で、“税務上の費用” に計上できるものを仕訳するのに有効です。

難しい理屈はわからなくても大丈夫!

何を何のために購入した事実がわかれば良いのです。

領収書の但し書きの書き方例と、どんな支出がどのように振り分けられるのか、領収書に活用されるおもな勘定科目についてを整理しましたので、是非参考にしてください。
 

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領収書の但し書き一覧!会社で使用する商品を購入した場合

領収書の但し書きは、「お品代(御品代)」「景品代」「商品代」など何を購入したのかわからない表現は経費として認められない場合があります。

但し書きなしで空欄になっている領収書や、但し書きに嘘の内容を記載するのも絶対にNGです。

税務署からも「使途不明金が多すぎる」と指摘される可能性が高くなるため、但し書きはできるだけ具体的に記載してもらい、何を購入したのか誰が見てもすぐにわかる内容が好ましいです。

ここでは、会社で使用する商品を購入した場合の具体例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

商品を一種類だけ購入した場合

一種類の商品を購入した場合は、できるだけ具体的な商品名を記載してもらうのがポイントです。

 

例.文房具店でボールペンを購入した

「但 ボールペン代として 上記正に領収いたしました」

このように記載してもらうのが望ましいです。

「但 文房具代として 上記正に領収いたしました」

このように記載すると、文房具といってもボールペンやノートなど幅広い種類があり何を購入したのかわからないため、やはり具体的な商品名を記載するのがベストです。

ただし、メーカー名や細かい型番まで記載する必要はありません。

 

例.取引先にお土産を持参するためにお菓子を買った

お菓子を購入する場合は、得意先へお土産として持参するために購入する場合と、社員が休憩時間に食べるために購入する場合が考えられます。

得意先へのお土産として持参するお菓子を購入した場合には、

「但 菓子折り代として 上記正に領収いたしました」

と記載してもらいましょう。

「菓子折り」とは、一般的には進物用のお菓子を指すことが多いため、「菓子折り代」と表記されていると、経理担当者もお土産として買ったお菓子だなとわかってもらえます。

どの取引先へ渡したお土産なのかわかるように、領収書の裏にメモを書き残しておきましょう

もし、社員が会議の休憩時間に食べるために買ったお菓子の場合は、

「但 お茶菓子代として 上記正に領収いたしました」

と記載してもらうと良いでしょう。

 

複数の商品を購入した場合

複数購入した場合は、全部を記載してもらうわけにはいきません。

そのような場合は、代表格の品物+他とします。

 

例.100均ショップで紙コップやゴミ袋を買った

「但 紙コップ 他として 上記正に領収いたしました」

紙コップもゴミ袋も消耗品なので、このような但し書きで大丈夫です。

 

例.本屋で本と文具を買った

「但 書籍名 他として 上記正に領収いたしました」

本屋さんで本よりも文具をたくさん買うことは不自然ですし、考えにくいですよね!(しかも経費も余計にかかります)

書籍については、具体的な書籍名を記載しておくと用途がわかりやすくなります。

 

しかし、どちらの品物も同じような割合で購入した場合や金額が大きい場合は、領収書を分けてもらいましょう。

※経費として金額は同じですし、あまり神経質になるのは実質的ではないのですが、経費の内容や性質の把握するという観点からおすすめします。

お店によっては、領収書にもレシートと同様に商品名が記載されている場合があります。

商品名がわかる場合は、あえて領収書を分けて発行してもらう必要もありませんので、事前に店員さんに確認しておくと安心ですね!

次章では、会社の外で使用した経費の領収書にはどんな但し書きが適切なのか紹介します。

領収書の但し書き例・社外で使用した経費の場合

社外で経費として支出される内容はいろいろあります。

それぞれの但し書きの例は以下のようになります。

  • 研修やセミナーへの参加費 → 「参加費」「セミナー受講料」など
  • 出張時の飛行機チケットやタクシー代などの交通費 → 「出張旅費」「運賃・料金」「ガソリン代」など
  • ミーティングや取引先との飲食、社員慰労の食事会 → 「飲食代」「飲み物代」「食事代○名分」など

特に、飲食や食事に関わる出費は用途によって経費勘定をする際の勘定科目が異なるため、目的や用向きを領収書の裏にメモしておきましょう。

 

但し書きの「飲食代」は目的によって経費処理が異なる

但し書きが「飲食代」と記載されただけだと経理担当者はどの勘定科目で計上するべきかわからないため、何の目的で利用したのかわかるようにメモを残しておく必要があります。

飲食に関わる費用は、目的によって「接待交際費」と「会議費」もしくは「福利厚生費」の勘定科目に分けられます。

交際費は、会計上は費用でも税務上の費用ではなく(損金不算入)、対して会議費や福利厚生費は税務上も費用として計上できます。(すなわち、節税になります)

 

飲食代の例

  • 得意先と打ち合わせで利用した飲食代(一人5,000円以内) → 会議費または接待交際費
  • 得意先との打ち合わせで利用した飲食代(一人5,000円以上) → 接待交際費
  • 社員同士の打ち合わせで利用した飲食代 → 会議費
  • 社員全員が参加する忘年会の飲食代 → 福利厚生費
  • 会議費は、一人上限5000円と定まっています。領収書の但し書きは、『食事代○名分として』と記入してもらいましよう。
  • 領収書にお店の所在地が入っていることも条件です。領収書を貰ったら確認しましょう。

 

このように、飲食代については複雑で勘定科目がわかりにくいため、経費担当者がスムーズに経費処理できるように、普段から領収書に飲食の目的と人数を記入したメモを書き残すように社内の習慣とすることをおすすめします。

次章では、「接待交際費」に分類される、取引先へ贈り物をした際の但し書きについて紹介します。
 

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領収書の但し書き例・取引先へ贈り物をした場合

お得意様や取引先と円滑な関係を保つための支払いは意外とあるものです。

領収書の但し書きも、状況に合わせてわかりやすい内容を記載してもらうのがポイントです。

  • お中元やお歳暮を贈った場合 → 「ギフト代」「お中元代」など
  • 開店祝いや冠婚葬祭でお花を贈った → 「お花代」など
  • 開店祝いや冠婚葬祭で贈答品を贈った → 「○○代(品物名)」など

このように、領収書と共にお祝い事の詳細が分かるよう、案内状やお知らせの書状と合わせて保管しておくのがベストです。

香典など領収書がないときも、挨拶状や詳細を記入したメモを添付して、後で分かるようにしておきましょう。

最後に、領収書の但し書きと合わせて覚えておきたい勘定科目を一覧で紹介します。

領収書の但し書きと合わせて覚えておきたい!よく使う勘定科目

領収書に記載されている但し書きの内容から、経理担当者は適切な勘定科目で仕訳をして経理処理を行います。

経理担当者はもちろん、領収書を受取る方も知っておくと必ず役立つ知識なので、ぜひこの機会に覚えておきましょう!

 

主な勘定科目と領収書の但し書き例
会議費会場使用料
ボールペン代(会議に使用する備品として)
お茶菓子代(飲食代 1人あたり5000円まで)
交際費お中元代、お歳暮代、ギフト代
菓子折り代(お土産用)
香典、ご祝儀
具体的な品名(贈答品として)
飲食代(接待で利用分)
広告宣伝費うちわ代(広告用)
カレンダー代(販売促進用)
ダイレクトメール
通信費携帯電話代
インターネットプロバイダー代
切手代
福利厚生費社員旅行
飲食代(歓送迎会、新年会、忘年会)
レクリエーション
香典、ご祝儀(社員の慶弔費)
新聞図書費新聞代
書籍代(具体的な書籍名があると良い)
研修費セミナー参加費
交通費運賃(電車、バス、タクシー、飛行機など)
ETC料金
駐車料金
出張宿泊代
ガソリン代(出張費として管理する)
租税公課印紙
車両費車検代
ガソリン代(沢山の車両を持ち配達などが仕事に含まれる業種)
消耗品ノート代(事務用品は具体的な商品名ペン、用紙類など)
ゴミ袋代(日用品も具体的な商品名トイレットペーパーなど)
名刺代

 

経理の仕訳は、会社ごとに違う部分もあります。


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まとめ

最後に、領収書の但し書きについて調べた結果をまとめます。

 

領収書の但し書きNG例

  • 「お品代(御品代)」「備品代」「景品代」「商品代」など何を買ったかわからない但し書きはNG
  • 空欄や嘘の内容もNG

領収書の但し書きOK例

  • 「ボールペン代」「セミナー参加費」など具体的な商品・サービス名がわかるのが良い
  • 複数商品の場合は「○○ 他」と記載するか、レシートを添付する
  • 「飲食代」だけでは用途がわかりにくいので領収書の裏にメモを残す

 

領収書の但し書きは、領収書を発行するお店側が、何の代金を受け取ったのかを記入するものです。

実際は 経理上の科目はあまり意識しなくて良いのですが、勘定科目の仕訳の知識が少しあるだけで、領収書を貰うときのポイントを押さえることができますし、領収書の不備で書き直して貰うなどの二度手間を防ぐこともできます。

 

そして重要なのは、何を何のために 購入したのかをメモする習慣をつけることです。

 

あとから会計処理する場合や、税務署の調査の際に、そのようなメモは、大変有効なものとなりますから、是非、会社全体で心がけましょう。

領収書の扱い方は、その会社の経理を表しているといっても過言ではありませんから…。

あなた様の益々のご発展を心よりお祈りしております。

 

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