大学教授への宛名書き・敬称|手紙やメールを送るときの注意点

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生活関連

私が勤めている会社の顧客に大学の先生がいらっしゃいます。

普段の電話やメールのやり取りは、教授より研究室の学生さんが多いのですが、あらたまった書類を教授宛にお送りする機会がありました。

そこで止まった私の手…。宛名の書き方がわからないのです。

封筒や手紙に宛名書きする際、大学の先生にはどのような敬称を使えばよいのでしょうか?

失礼があってはいけませんから、しっかり調べました!わかったことを以下のようにまとめてご紹介しますね♪

 

  • 大学教授への宛名の正しい書き方
  • 教授以外に宛てる場合の正しい書き方
  • メールや手紙作成のマナーや注意点
  • 大学教授宛のメール文例英語の敬称

 

正しい宛名の書き方がわかれば、ビジネスシーン以外でも、学生から教授への質問やお礼のメール年賀状など、さまざまな場面に活用できますよね。

また、グローバル化が進む昨今…英語でメールや手紙を書く機会も増えています。

まさかローマ字で「〇〇 kyoujyu」なんて書くわけにはいきませんから、英語での敬称の書き方もご紹介しますね♪

ただでさえ少し緊張する大学教授…正しい知識を身に付けて、自信をもって堂々とやり取りできるようになりましょう!
 

   

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大学教授への宛名書きはどうすべき?手紙やメールなどを送るときの敬称

大学の先生宛に封書(封筒)で書類や手紙などの郵便物を送る時や、荷物を郵送する時には宛名を書く必要がありますよね。

どのような書き方をすれば良いのでしょうか?

正しい書き方はひとつではありませんので、大学教授宛の正しい宛名書きをいくつかご紹介します。

 

□□大学 △△研究室 〇〇教授

大学名・研究室名・〇〇教授」と書くのが一般的な書き方でしょう。

この時、「教授」の後に様付けしてはいけません。

「教授」のような役職の後に「様」などの敬称を付けるのは、文法上もマナー上も誤りです。二重敬語のようになってしまいます。

これは教授に宛てた場合に限らず、ビジネスシーンでも同じことが言えますので、「〇〇部長様」などと書かないようにしてくださいね。

 

□□大学 △△研究室 教授 〇〇先生(もしくは様)

「〇〇教授」ではなく「教授 〇〇先生」や「教授 〇〇様」も正しい書き方です。

本来「教授」は肩書きであって敬称ではありませんので、あらたまった文書で「〇〇教授」と書くのはおかしいとの考えもあります。

 

 

このように考えると、「教授 ○○先生」や「教授 〇〇様」の方が正しい書き方と言えるかもしれませんね。

また、「先生」と「様」はどちらも敬称なので使って構いませんが、「先生」と呼ばれることを肯定的に思う人もいれば、否定的に感じる人もいるようです。

普段から授業や研究室でお世話になっている学生や、仕事上の付き合いでも相手の教授がどのような考えなのかを知っている場合は、お相手の好みの表現を使えば良いでしょう。

 

「殿」は使っても良い?

「先生」「様」が正しいのであれば、「殿」も使えるのかな?と思いますよね。

「殿」にはよりあらたまった印象を持たれることも多いかもしれません。

ただ残念ながら、「殿」は目上の人から目下の人に対して使われる敬称で、教授など目上の人に宛てる場合にはふさわしくないので注意しましょう。

 

□□大学 〇〇教授 御机下(御侍史)

御机下」は「ごきか」もしくは「おんきか」と、「御侍史」は「おんじし」または「ごじし」と読み、どちらも医師への紹介状など、医療現場でよく使われる表現です。

あまり見覚えのない表現だと思いますが、意味合いは次の通りです。

  • 御机下:恐れ多くて直接お渡しできませんので、机の下に置かせていただきます
  • 御侍史:恐れ多くて直接お渡しできませんので、侍史(秘書)の方にお渡しいたします

どちらも「恐れ多くて」と、相手を尊敬する意味が込められています。

医師宛ての特殊な表現ではありますが、大学病院や医学部の教授(医師)への宛名書きの際にも使われますので、頭に入れておくと良いでしょう。

 

准教授・助教・ポスドク・学生など、教授以外への正しい宛名書き

教授宛の宛名の書き方はわかりましたが、「大学の先生」と呼ばれるのは教授だけではありませんよね。

例えば名誉教授、准教授、助教、助手も先生と呼ばれる存在です。

また、私が普段仕事でやり取りをしているのは博士号取得後の研究員(ポスドク)の方や、大学院生などの学生さんが多い現状です。

このような立場の方への宛名はどのように書けばよいのでしょうか?

次に簡単にまとめますので、参考になさってくださいね。

 

相手の役職・立場 宛名の書き方
名誉教授、准教授など、教授以外の職員 ・□□大学 △△研究室 〇〇名誉教授
・□□大学 △△研究室 名誉教授 〇〇先生(様)
・□□大学 △△研究室 〇〇先生(様)
博士号取得後の研究員(ポスドク) □□大学 △△研究室 〇〇先生(様)
大学院生などの学生 □□大学 △△研究室 〇〇様

 

教授以外の先生の場合、教授に宛てる場合と同じような書き方をすれば良いですが、少しデリケートな問題があります。

例えば年配の助手や研究員(ポスドク)の方は、その肩書きにコンプレックスを感じておられる場合もある…と言うわけです。

良かれと思って正しい役職を記載しても相手の心証を害してしまうケースもありますので、「△△研究室 〇〇先生(もしくは様)」と書くほうが良いかもしれませんね。

学生の場合には肩書きがありませんので、所属に続けて様付けで名前を書いてください。

 

「研究室」は書いたほうが良い?

先生宛であれ学生宛であれ、大学に送る封筒の宛名に、研究室名を書くかどうか悩まれるケースも多いようです。

大学の方針で「研究室を記載する必要なし」とされている場合もあるようですが、一般的には書くほうが良いでしょう。

大学にはかなりの数の教員が在籍しているので、同じ姓の教授が複数人いらっしゃるかもしれませんよね。

大量に届く郵便物を最終的に仕分ける大学職員の方の手間を軽減し、誤りを防ぐためにも、宛名には研究室名も記載しましょう。

 

個人宛てではなく、研究室や秘書室に送る場合の宛名は?

個人宛てではなく、研究室や秘書室宛てに書類や手紙を送る機会もあるかもしれません。

その際の宛名は次のように書きましょう。

  • □□大学 △△研究室 御中
  • □□大学 秘書室 御中

御中」は宛名が個人ではなく、組織や団体の場合に使う敬称です。

ビジネスシーンでもよく使われる表現ですので、間違わないように覚えておきましょう。

教授やそれ以外の先生、学生の方への宛名書きについて解説してきましたが、これまで紹介した書き方は、書類をお送りする場合だけでなく、次のようなシーンでも活用できます。

 

  • 年賀状などのはがきの宛名
  • 推薦状をいただいたお礼状
  • 結婚式の招待状

 

どれも失礼の無いように注意したいものですが、宛名に関してはこれまでに紹介した書き方で、自信をもって書いてください!

では、中身の文章はどのように書き出せばよいのでしょうか?

続いては、大学教授にメールや手紙を出すのマナーや注意点について解説します。

外が良くても中がボロボロでは意味がありません。気を抜かずにしっかりお読みくださいね。

 

ビジネスで使う「参事」の意味や敬称を理解できていますか?こちらの記事で詳しく解説していますよ!
↓ ↓ ↓
参事って役職の順位はどのくらい?仕事内容や給料はどうなってるの?

 

大学教授にメールや手紙を出すときのマナーは?失敗しない書き方と注意点

大学教授に限らず目上の方に宛てる場合やビジネスメールには、宛名以外にも書き方に一定のマナーがあります。

次のような点に注意して手紙やメールを出しましょう。

 

手紙やメール作成のマナー
注意点・マナーのポイント
メールの件名に素性用件を簡潔に書く ・□□学部 △年 〇〇です。卒論テーマの相談について
・株式会社□□ 〇〇です。ご依頼の商品の納期について
本文の最初に宛名を書く(敬称に注意) ・〇〇教授
・〇〇先生
素性を改めて書く ・□□学部 △年 〇〇です。
・株式会社□□ ○○でございます。
挨拶の一文を書く ・いつもゼミでご指導いただきありがとうございます。
・いつも大変お世話になっております。
改行して用件を書く ・卒論テーマについてご相談したく、ご連絡させていただきました…
・ご依頼いただいております◇◇の納期が確定しましたのでご連絡いたします…
最後にお礼やお詫びの言葉を添える ・お忙しい中恐縮ですが、先生のご都合をお聞かせいただければと思います。
・この度はご注文誠にありがとうございました。
自分の連絡先が入った署名を入れる □□学部 △年
〇〇(フルネーム)
メールアドレス
電話番号

 

忙しい相手にすぐに用件が伝わるよう、そして迷惑メールでないことが伝わるよう、件名に素性と用件を記載しましょう。

特に、急ぎで確認してもらいたい場合には件名に「急ぎの相談」と書いておくと良いですよ。

メール本文は宛名から始まりますが、その際は「殿」など間違った敬称を使わないようにしてくださいね。また、メール冒頭の宛名は「様」より「教授」や「先生」と書くほうが良いでしょう。

仮に普段から親しくしている教授であっても、メールや手紙の文書では丁寧な言葉遣い誤字脱字にも注意し、改行をうまく使って読みやすくまとめてくださいね!

また、書き方以外のマナーとしては、教授からのメールになるべく早く返信することも大切です。

もし確認に時間がかかる場合には、「確認次第ご連絡いたします」と一報入れるようにしましょう。

件名はメールに限ったことですが、その他のマナーは手紙作成の際にも同様に注意するべき内容ですから、参考になさってくださいね♪

 

複数人にメールを送るときの連名の書き方

教授宛の場合に限らず、複数の人に宛ててメールを送ることはビジネスシーンではよくあります。

その際の連名の書き方にもルールがありますので、次のような点に注意して書いてください。

 

POINT
  • 目上の方から順に書く
  • 全員の方にそれぞれ敬称を付ける
  • 「To:」「Cc:」「Bcc:」を使い分ける

 

複数の方を宛先にする場合、敬称は必ず全員の方に付けなければなりません。

間違っても「〇〇、△△、□□様」などどまとめて最後に付けるようなことをしないでくださいね。

また、メールの宛先にはメインの宛先である「To:」の他、サブの宛先である「Cc:(カーボンコピー)」や「Bcc:(ブラインドカーボンコピー)」もあります。

 

To:、Cc:、Bcc:の使い分け
To: メインの宛先。メールの宛名に入っている人全員を入れる。
Cc: カーボンコピー(Carbon Copy)の略で、サブの宛先。宛名には入っていないが情報を共有したい人を入れる。
Bcc: ブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略で、Cc:と同様サブの宛先。ただし、他の宛先の人には見えない。

 

ビジネスシーンでは「Cc:」はよく使われ、例えば私の場合、発注を受けた商品の納期連絡の際、「To:」には直接やり取りをしている院生の方、「Cc:」に研究の責任者である教授を入れています。

その際、宛名には「〇〇様 (Cc:△△教授)」とかっこ書きで教授の名前も書くようにしています。

ただ、「Cc:」に研究の関係者全員を入れて人数が多くなるような場合は、宛名に(Cc:△△様…)は書かなくても良い場合もありますので、うまく使い分けてくださいね。

「Bcc:」は「Cc:」ほど多く使われるわけではありませんが、「To:」「Cc:」の相手に見られたくない、もしくは見せる必要がない宛先がある場合に使います。

先ほどの納期連絡の例なら、自分の上司にもメールを見て欲しい場合に「Bcc:」に上司を入れることがあります。

「Bcc:」はこっそり送る状態ですから、メール本文の宛名に(Bcc:〇〇様)などとは書きません。

 

教授宛にFAXを送りたい場合はどうする?

今はメールが多くなっていますが、FAXを使うケースもまだまだあることでしょう。

FAXを送る場合は、送りたい書類の前に「FAX送付状」を添える必要があります。

次のような情報を記載して作成してくださいね。

 

FAX送付状の書式
項目
送信年月日 〇〇年△月□日
宛名 □□大学 △△研究室 教授 〇〇様
電話番号・FAX番号
送信者情報 □□学部 △年
〇〇(フルネーム)
電話番号・FAX番号・メールアドレス等
送信枚数 送信枚数〇〇枚 (本用紙含む)
本文 いつもお世話になっております。
課題レポートをお送りしますので、ご査収の程よろしくお願いいたします。

 

フォーマットは様々ですが、上記のような情報がしっかり入っていれば、送ったFAXが教授の手元に届かず行方不明…なんて事態は避けられるはずですよ。

注意点やマナーはわかりましたが、それでは具体的にはどのような文面で書けば良いのでしょうか?

次の章では具体的な例文をいくつかご紹介しますので、ご自身の状況にあった例文を参考に文章作成なさってくださいね☆

 

こちらも気になる往復はがきの返信マナー…きちんと理解していますか?こちらの記事で詳しく解説していますよ!
↓ ↓ ↓
往復はがきを返信するときは切るの?切らないの?注意点を知りたい!

 

急ぎのメールでも困らない!カスタマイズして使える基本例文3選

教授にメールを送る際の敬称や基本のマナーについては理解していただけたことと思います。

それでは具体的にどのような文章にすれば良いのでしょうか?文章にする際のコツは次の通りです。

 

POINT
  • 最初に用件や結論を書く
  • わかりやすく簡潔な文章を心がける
  • 期限がある場合は具体的に記載する
  • お礼の気持ちをきちんと伝える

 

それでは、これらのことに注意した例文をご紹介します。

状況別に3つご紹介しますので、ご自身の状況にふさわしい例文を参考になさってくださいね。

 

アポイントメントを取りたい時のメール文例

教授にレポートや卒論の相談、ビジネスシーンでは打ち合わせなど、アポイントメントを取りたい時の例文をご紹介します。

 

【件名】□□学部 △年 〇〇です。卒論についての相談日程のお伺い

【本文】

〇〇先生

□□学部 △年 〇〇です。

いつもゼミでご指導いただき、ありがとうございます。

前回のご指摘を参考に卒論作成を進めておりますが、少し行き詰ってしまいました。

つきましては〇〇先生にご相談したく、研究室にお伺いしたいと思っております。

来週▲月×日~■日の間で1時間ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。

ご相談内容は

・分析数値の読み取り方について
・導入文の長さ
・全体の構成について

以上と考えております。

お忙しい中大変恐縮ですが、今週中に〇〇先生のご都合をお聞かせいただけると幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

===============
〇〇大学 □□学部 △年
〇〇(フルネーム)
メール アドレス: □□□@△△.co.jp
携帯電話:090-□□□□-△△△△
===============

 

アポイントメントを取りたい時は、いつ頃に会いたいのか、いつまでに返信をもらいたいのかを具体的に記載すると、教授側も調整しやすいでしょう。

 

お礼のメール文例

アポイントメントを取って指導をいただいたり、ビジネスシーンでは打ち合わせが完了した後には、お礼のメールを送ると良いでしょう。

 

【件名】株式会社□□ 〇〇です。打ち合わせに関するお礼

【本文】

〇〇教授

いつも大変お世話になっております。株式会社□□ 〇〇です。

本日はお忙しい中、打ち合わせにお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

〇〇教授からお伺いした内容を早速社内で検討いたしております。

今週中には御見積書を提出できるように進めておりますので、今しばらくお待ちください。

直接お話をお伺いできましたので具体的なイメージもつかめ、大変ありがたく思っております。

取り急ぎ御礼でご連絡させていただきました。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
株式会社□□ 営業部
〇〇(フルネーム)
メールアドレス:□□□@□□.co.jp
会社電話:××-××××-×××× (内線:△△)
====================

 

お礼の文章に加えて、依頼を受けたことや提出物がある場合には、提出予定や進捗状況も合わせて連絡すると信頼を得られますよ!

 

お詫びを伝える際のメール文例

謝罪は直接伝えるのがベストですが、取り急ぎメールでお詫びを伝える場面もあるでしょう。

特に学生が授業を欠席した時や提出物が遅れた場合などが多いかもしれませんね。

 

【件名】ゼミ欠席のお詫び(□□学部 △年 ○○)

【本文】

〇〇教授

いつもご指導いただきありがとうございます。

□□学部 △年 〇〇です。

本日のゼミに欠席したうえ、直前の連絡となり申し訳ございませんでした。

体調不良により欠席させていただきました。

まだ本調子ではありませんが、病院を受診した結果、インフルエンザなどではありませんでしたので、

来週のゼミには出席できると考えております。

本日の課題については他のゼミ生から内容を聞き、提出いたします。

今後は体調管理にも気を付けてまいりますので、

ご指導の程何卒よろしくお願いいたします。

=================
〇〇大学 □□学部 △年
〇〇(フルネーム)
メール アドレス: □□□@△△.co.jp
携帯電話:090-□□□□-△△△△
=================

 

やむを得ない欠席でも、お詫び連絡があるとないでは心証が全然違います。忘れないようにしましょうね!

 

大学教授に英語で手紙やメールするときの宛名や敬称は?

グローバル化が進んでいる今日この頃、日本人以外の大学教授も増えています。

教授宛に英語で手紙やメールを送る際、宛名にはどのような敬称を使えば良いのでしょうか?

正しい敬称、誤った敬称それぞれをご紹介しますね。

 

GOOD
  • Professor (教授)
  • Dr. (博士号取得者)
  • Prof. (Professorの略)

 

 

BAD
  • teacher
  • Mr. や Ms.

 

英文メールでの大学教授の敬称として、一番使いやすいのは「Professor」でしょう。

「教授」と言う意味合いになりますので、男性でも女性でも問題なく使えます。

「Professor+ラストネーム(姓)」と書いてくださいね。

Professorは「Prof.」と略せますが、なるべくなら略さずに書くようにしましょう。

博士号取得者には「Dr.+ラストネーム(姓)」としても構いませんよ♪

一方で、日本語で「先生」と言うと「teacher」を思い浮かべる方も多いかもしれませんが、英語で「teacher」はあくまで職業を表す単語で、敬称としての意味は持っていません。

「teacher+ラストネーム(姓)」のような使い方はしませんので注意してくださいね。

また、「Mr.」や「Ms.」は敬称ではありますが、「〇〇さん」程度の意味合いで、教授のような立場のある相手に使うのはマナー違反です。

使わないようにしましょう。

まとめ

大学教授への宛名書きの敬称の書き方、手紙やメールのマナーの解説に加え、文例もご紹介してきました。

 

宛名の書き方
宛先 書き方
教授 ・□□大学 △△研究室 〇〇教授
・□□大学 △△研究室 教授 ○○先生(様)
医学部や医大の教授 (医師) □□大学 〇〇教授 御机下(御侍史)
名誉教授や准教授など ・□□大学 △△研究室 〇〇名誉教授
・□□大学 △△研究室 名誉教授 〇〇先生(様)
・□□大学 △△研究室 〇〇先生(様)
ポスドク □□大学 △△研究室 ○○先生(様)
学生 □□大学 △△研究室 ○○様
研究室や秘書室宛て □□大学 △△研究室(秘書室) 御中

 

  • メールを送る際は件名に用件と素性を書く
  • メールや手紙は最初に素性と挨拶を書く
  • 用件はわかりやすく簡潔にまとめ、丁寧な言葉遣いで書く
  • 英文での教授の敬称は「Professor」もしくは「Prof.
  • 博士号取得者には「Dr.」でも良い

 

大学教授は、普段の生活の中ではそれほど接する機会がなく、何となく気後れしてしまう存在です。

今回敬称や手紙・メールのマナーについて知れたので、今後はそれほど緊張せずにやり取りができそうです!

手紙やメールのマナーは、相手が大学教授の場合に限りませんので、ビジネスや私生活で目上の方に接する時にも活用してください。

正しいマナーを身に付けて、大人としてビジネスマンとして、自信をもってふるまいましょう!

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